כתיבה של אימייל עסקי באנגלית היא דבר שכיח. בחברות בינלאומיות וחברות הייטק, למשל, מרבית המיילים יכתבו באנגלית, גם בתור החברה. בחברות ישראליות עם קשרי חוץ, נהוג להתכתב באנגלית עם ספקים, משקיעים, לקוחות, קולגות וכיוצ"ב. בתרבות העסקית הגלובלית, מיילים עסקיים הם מסמכים רשמיים לכל דבר והם נדרשים להיות רשמיים, מנוסחים ברהיטות, מתומצתים ועומדים בכללים המקובלים. כדי שיתייחסו אל האימייל שלכם ברצינות הראויה – התייחסו גם אתם למלאכת הכתיבה באותה הצורה.
שני חלקים שמרכיבים את האימייל העסקי
מייל עסקי באנגלית צריך להיות מורכב משפה תקינה – תחביר נכון, אוצר מילים מותאם ורשמי ויישום של חוקי הדקדוק. בניגוד לעברית, לאותה מילה באנגלית עשויות להיות מספר פרשנויות, ומה שישפיע על ההבנה של הטקסט היא התקינות המשפט כולו. נוסף לשפה תקינה, יש צורך לעמוד בתבנית מסודרת הנהוגה במכתבים רשמיים.
תבנית כתיבת מייל עסקי באנגלית
Introductions:
- Dear Ms. or Mr. levi,
- Hi/Hello,
- Roni,
- Dear Sir/Madam,
- To Whom It May Concern,
Opening Paragraph
- We hope you are enjoying the season.
- It was a pleasure to speak with you on the phone yesterday.
- It is a pleasure to be in touch with you again.
- Following your email from July 11th…
- I read with interest your email of (April 12).
- In reply to your email of (September 14)…
- Thank you for your last email…
- Please find attached…
Body of the email
- Our company can offer knowledge of the newest products and services…
- Our company specializes in… and some of our satisfied clients are…
- I will be arriving on flight 334 to Berlin, expected to land at 07:00 A.M.
- It is our policy to…., therefore…
- The products/goods/samples you requested/ordered should be ready by / within / no later than / in two weeks.
- Which port do you need the shipment to be sent to?
- Attached please find our confirmation of order no. .
- Unfortunately, we are unable to reduce our price.
- Unfortunately, we are unable to give you a price reduction.
- Sorry for the delay in replying to your request/question.
Ending Paragraph (the desirable result/outcome of the email)
- I would appreciate the opportunity to meet with you and discuss…
- Your attention and cooperation in this matter will be greatly appreciated.
- In light of the facts mentioned above, I hope/believe…
- Please let me know if I can be of further assistance.
- If I can provide further details/information, I will be glad to do so.
- If you have any further questions, do not hesitate to contact me.
- Please call me at your earliest convenience so we could discuss these and other issues.
- I would appreciate a prompt/quick/speedy reply.
- I am attaching all the necessary documentation to verify the above mentioned.
Closing Sentences:
- I look forward to… (your reply, hearing from you, meeting you).
- I await your reply.
- I am waiting for your order.
- Thank you for understanding.
- Thank you in advance.
- Please let me know at your earliest convenience.
- Please let me know by…
- Please contact me at any time.
- Please let me know if you have any questions and/or comments.
- Please feel free to contact me with any questions and/or concerns you may have.
- Please feel free to contact me at any time.
Closing:
- Sincerely,
- Regards,
- Thank you,
- Thanks,
כיצד כותבים מייל עסקי באנגלית בצורה נכונה?
התבנית שהובאה לפניכם מחלקת את המייל למספר חלקים:
- היכרות/פנייה ישירה לנמען – בראשית המייל יש לפנות בצורה רשמית ומכבדת לנמען המכתב. ככל שהמכתב רשמי ומיועד לאדם הנושא במשרה בכירה, נהוג לפנות אליו בשם התואר. למשל: כבוד הנשיא / כבוד יו"ר.
- פסקת פתיחה – פסקת פתיחה תקדים את גוף המייל, שהוא הנושא המרכזי. בפסקת הפתיחה נהוג לברך או להודות. למשל: זה היה תענוג לשוחח איתך אתמול בטלפון / קראתי בעניין את המייל שלך…
- גוף המייל – גוף המייל הוא הנושא המרכזי המהווה את הסיבה לשליחת המייל או את הטיעון המרכזי.
- פסקת סיום – בפסקת הסיום נהוג לציין מהי התוצאה הרצויה מבחינתכם. למשל: אני אודה להזדמנות להיפגש איתך ולדון / אם יש לך שאלות נוספות, אל תהסס לפנות אליי.
- משפט סגירה – במשפט הסגירה מקובל להודות ולברך את הנמען, או לסכם את הציפיה שלכם ממנו. למשל: אני מצפה לתגובתך / אנא תרגיש חופשי ליצור איתי קשר בכל זמן / תודה לך על ההבנה.
- סגירה – בטרם תחתמו את המייל עם שמכם והתפקיד שלכם, נהוג לברך את הנעמן. למשל: תודה / בברכה / בידידות.
