הצעת מחיר באנגלית, Quote, מקובלת מאוד בעולם העסקי. בשונה מבשפה העברית, הצעת מחיר באנגלית צריכה להיות במסמך רשמי ולרוב יש לה פורמט קבוע. ממש כאן כתבנו לכם כיצד כותבים מייל רשמי עסקי באנגלית. עכשיו נעבור על חוקים לכתיבה של מסמך הצעת מחיר.
מסגרת קבועה – תאריך ומקום לחתימה
בראש הצעת המחיר יופיע התאריך בו המסמך הועבר ללקוח (ולא במועד בו נכתב). זאת, על מנת שניתן יהיה להגביל את משך תוקפה של הצעת המחיר. מתחת לתאריך נהוג להוסיף את שם כותב ההצעה ואת שמו של מקבל ההצעה. בתחתית כל עמוד יש להשאיר מקום לחתימה של שני הצדדים.
הפתיחה של הצעת המחיר
את הצעת המחיר נהוג לפתוח עם תיאור אודותכם, הסבר קצר על ניסיונכם, הצוות שעבד על הצעת המחיר, איש קשר ליצירת קשר והזמנה למעבר על עבודות קודמות שלכם / תיק עבודות. כשכותבים את ההקדמה כדאי לחשוב עליה כעל פגישה ראשונה בה יש לכם הזדמנות להציג ללקוח את היתרונות שלכם על פני המתחרים. כמו כן, יש לתת רקע על החברה/השירות המוצע, וקצת מידע על מצב השוק והצורך הקיים.
תיאור כללי של השירות שהוזמן
בטרם נוקבים במחירים, נהוג לתת תיאור קצר וקולע לתוכן הצעת המחיר. במקום מספרים – מילים. התיאור מיועד לבכירים בחברה כדי שיוכלו לעיין במהירות ב"תכל'ס" של הצעת המחיר ולאשר את המהלך. התיאור יכלול מעט מידע על המתוכנן.
גוף ההצעה
לאחר שעברנו את הפתיחים למיניהם, ניגשים לתיאור: השירותים / מוצרים יופיעו לפי סדר חשיבותם ברשימה מספרית. במקרים רבים, מי שמקבל לידיו את הצעת המחיר לא בהכרח מכיר את התחום כיוון שהוא איש כספים, לכן ניתן לפרט באמצעות דוגמאות וקישורים. יש לשים לב שהצעות מחיר באנגלית פונות לחברות גדולות, בעסקה שלרוב מתבצעת ממדינה אחרת. על כן, המסמך חייב להכיל תיאור מדויק של מה שניתן בתמורה למחיר. אם אתם בונים אתר לחברה, לא מספיק לכתוב "בניית אתר", יש לפרט את סוג האתר, את מספר העמודים, אילו פיצ'רים הוא כולל והאם יש צורך במערכות חיצוניות משלימות כדוגמת דיוור וסליקה.
